Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Umgang mit steuerlichen Pflichten sind in den letzten Jahren deutlich verschärft worden. Ebenfalls sind die Strafen bei nicht ordnungsgemäßer Einhaltung der steuerrechtlichen Vorgaben wesentlich höher als vor einigen Jahren. Steuervergehen rücken zudem immer mehr in den Fokus der Öffentlichkeit. Das sind nur drei Gründe, die die Notwendigkeit nach sich ziehen, bei der Bearbeitung steuerlicher Vorgänge eine noch höhere Sorgfalt als bisher walten zu lassen.
Einen guten Ansatz, wie ein Unternehmen seiner Sorgfaltspflicht besser nachkommen kann, findet sich im Anwendungserlass zu § 153 Abgabenordnung (AO) vom 23. Mai 2016. Dort wird in Absatz 2.6 darauf hingewiesen, dass ein funktionierendes innerbetriebliches Kontrollsystem als Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit bei fehlerhaften Angaben dienen kann.
Das hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) zum Anlass genommen, einen Praxishinweis zu erarbeiten. Der Praxishinweis „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“ zeigt einen pragmatischen Ansatz, wie ein Tax-Compliance-Managementsystem in der Praxis gestaltet werden kann.
- Tax-Compliance-Kultur
Die Tax-Compliance-Kultur ist die Basis eines Tax-Compliance-Managementsystems (TCMS), mit ihr werden die grundsätzlichen Handlungsweisen im Unternehmen definiert. Sie ist grundsätzlich durch die oberste Leitung des Unternehmens aufzustellen. - Tax-Compliance-Ziele
Aus der Unternehmensstrategie und den rechtlichen Rahmenbedingungen werden die Tax-Compliance-Ziele abgeleitet. Sie sollten verständlich formuliert, messbar, an die zur Verfügung stehenden Ressourcen angepasst und untereinander konsistent sein. - Tax-Compliance-Organisation
Die Tax-Compliance-Organisation beschreibt die Struktur und die Verantwortlichkeiten innerhalb des TCMS. Sie definiert darüber hinaus die Schnittstellen innerhalb des Unternehmens und grenzt die Fachbereiche voneinander ab. Außerdem werden hier Regelungen getroffen, um ausreichende Ressourcen für die jeweiligen Aufgaben zur Verfügung stellen. -
Tax-Compliance-Risiken
In diesem Bereich wird das grundsätzliche Vorgehen für eine Risiko-Evaluierung beschrieben und die konkreten Risiken werden bewertet. Hier sollte zusätzlich ein Prozess definiert werden, unter welchen Voraussetzungen eine Risikobeurteilung erneut durchzuführen ist, und ein regelmäßiger Review der Risiko-Evaluierung festgelegt werden. - Tax-Compliance-Programm
Das Tax-Compliance-Programm stellt das Regelwerk (meist in Form von Arbeitsanweisungen) zur Verfügung und definiert damit, wie bestimmte Prozesse bearbeitet werden. Beachtet werden sollten in diesem Zusammenhang unter anderem die Schulungen der Mitarbeiter, die Kommunikation von Rechtsänderungen, Zuständigkeitsregeln, Funktionstrennungen, Vertretungsregelungen, Unterschriftsregelungen, Berechtigungskonzepte (z. B. Zugriff auf Daten, Akten etc.), Dokumentationsanweisungen und die Beschreibung, wie externe Dienstleister in dieses System eingebunden werden. Ein weiteres wichtiges Thema, das innerhalb des Tax-Compliance-Programms geregelt werden sollte, sind systematische Kontrollen des Systems. -
Tax-Compliance-Kommunikation
Die Kommunikationswege und -inhalte aller steuerrechtlich relevanten Informationen sollten in diesem Abschnitt festgelegt werden. Die Berichtsstruktur sollte selbstverständlich an die rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst sein. Auch hier sollten die externen Dienstleister beachtet werden und die Kommunikation mit ihnen systematisiert werden. -
Tax-Compliance-Überwachung und -Verbesserung
In einem TCMS sollte ein internes Überwachungssystem beschrieben werden und ein Prozess für eine kontinuierliche Verbesserung festgelegt sein.
Vielleicht kommen Ihnen diese Vorgaben irgendwie bekannt vor, das ist auch kein Wunder, handelt es sich doch um die Bausteine, die Sie auch in den meisten Qualitätsmanagement-Sytemen wiederfinden. Die Struktur und Ausgestaltung ist nichts wirklich Neues, nur die Inhalte sind ein wenig anders als bei den bekannten Managementsystemen.
Sollten Sie ein TCMS in Ihrem Unternehmen etablieren wollen, denken Sie also daran das Qualitätsmanagement mit ins Boot zu nehmen. Das erspart einiges an doppelter Arbeit, da die notwendigen grundlegenden Prozesse wahrscheinlich schon in Ihrem QM-System etabliert sind.
Einen Fehler sollten Sie auf jeden Fall nicht machen: das Tax-Compliance-Managementsystem papierbasiert mit klassischen Word-Dokumenten und Excel-Listen aufzusetzen. Das führt zu einer deutlichen Mehrarbeit bei der Erstellung, verzögert die Einführung und senkt die Akzeptanz. Nutzen Sie eine geeignete Software zur Verwaltung von Dokumenten und Prozessen. Dadurch werden nicht nur einige Standardaufgaben automatisch erledigt, Sie können auch an bestimmten Stellen in Ihrem TCMS automatische Überwachungsmechanismen einbauen. Beides nimmt den Verantwortlichen für das Tax-Compliance-Managementsystem einiges an Arbeit ab und senkt die Fehleranfälligkeit.
Bei der Abbildung eines Tax-Compliance-Managementsystems mit einer Softwarelösung sollten Sie außerdem unbedingt darauf achten, dass die Dokumente und Daten revisionssicher abgelegt werden (wie z. B. in D4InfoNet). Dies ist eine zentrale Forderung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, die auch für Teile des TCMS gilt.