Demnächst wird es eine tiefgreifende Änderung der Gesetzgebung zum Schutz von sogenannten Whistleblowern in der gesamten EU geben. Höchste Zeit also, dass Sie ihre Compliance-Vorgaben auf Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen überprüfen. Falls Ihr Unternehmen mehr als 49 Mitarbeiter hat und Sie noch nicht damit angefangen haben, sollten Sie dringend prüfen, ob in Ihrem Unternehmen die bestehenden Prozesse die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen. Zusätzlich empfiehlt es sich zu ermitteln, ob Ihr Unternehmen noch weitere Verpflichtungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle, wie beispielsweise die des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, erfüllen muss.
Was ist genau ist eigentlich Whistleblowing?
Spätestens seit WikiLeaks, dem Wirecard-Skandal und den Panama Papers ist der Begriff Whistleblower in der deutschen Sprache angekommen. Whistleblowing ist ein angelsächsischer Ausdruck, für den es keine direkte deutsche Übersetzung gibt. Hierzulande etabliert sich zurzeit der Begriff Hinweisgeber, der die Grundidee des Begriffs Alarm schlagen nur abgeschwächt wiedergibt.
Eine zur Trillerpfeife (englisch: whistle) passende Assoziation wäre die des unparteiischen Schiedsrichters, der auf die Einhaltung der allgemeinen Regeln achtet.
Grundsätzlich meldet ein Whistleblower regelwidrige Handlungen im Unternehmen. Diese Meldungen können Hinweise und begründete Verdachtsmomente zu tatsächlichen oder potenziellen Verstößen sein, die entweder bereits begangen wurden oder wahrscheinlich zukünftig erfolgen werden.
Ein Whistleblower weist auf unethisches oder illegales Verhalten innerhalb eines Unternehmens hin und liefert damit häufig die entscheidenden Hinweise, um weitergehende, negative Folgen für die Organisation zu vermeiden.
Fakten zum Hinweisgeberschutz
Bisher wird der Schutz von Hinweisgebern in Deutschland vor allem durch die laufende Rechtsprechung der Zivil- und Arbeitsgerichte sichergestellt. Damit stand der Whistleblower regelmäßig im Spannungsfeld zwischen den Loyalitätspflichten als Arbeitnehmer und den Complianceanforderungen. Eine gesetzliche Regelung zum Schutz von Hinweisgebern gab es weder in Deutschland noch in großen Teilen der Europäischen Union. Rechtliche Regelungen zum Hinweisgeberschutz waren bisher nur in zehn EU-Mitgliedsstaaten etabliert.
Dies soll mit der EU-Whistleblower-Richtlinie besser und EU-weit einheitlich geregelt werden. Im November 2019 wurde zur Sicherstellung des Hinweisgeberschutzes die RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden oder kurz EU-Whistleblower-Richtlinie verabschiedet.
Den deutschen Text der EU-Whistleblower-Richtlinie können Sie hier herunterladen:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32019L1937&from=en
Durch diese Richtlinie werden gemeinsame Mindeststandards für den Schutz von Personen festgelegt, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Dadurch sollen Hinweisgeber besser als bisher geschützt werden. Außerdem sollen Unternehmen dazu gebracht werden, einen Complianceprozess einzurichten, der eine kontrollierte Bearbeitung der Meldung eines Hinweisgebers sicherstellt.
Adressat der Richtlinie sind alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz, öffentliche Einrichtungen sowie Gemeinden mit über 10.000 Einwohnern.
Wie muss der Hinweisgeberschutz in Deutschkand umgesetzt werden?
Zentrales Element ist die Etablierung eines geeigneten Prozesses, durch den eine Hinweisgeberin/einen Hinweisgeber geschützt wird. Zentrales Element ist die Einführung eines anonymen Meldekanals, über den die Whistleblower ihre Beobachtungen an die richtige Stelle melden können.
Alles beginnt mit der Beobachtung eines unrechtmäßigen oder unethischen Verhaltens im Unternehmen. Diese Beobachtung meldet der Hinweisgeber an eine Meldestelle. Aus Unternehmenssicht bevorzugt an die interne Meldestelle.
Ein Fallbearbeiter nimmt den Hinweis entgegen und prüft in einem ersten Schritt, ob es sich überhaupt um einen Fehltritt handelt, der verfolgt werden muss. Der Fallbearbeiter gibt innerhalb von sieben Tagen eine Rückmeldung an den Hinweisgeber über den Eingang seiner Meldung. Häufig ergeben sich im Rahmen der Erstprüfung schon erste Fragen an den Hinweisgeber. Die notwendige Kommunikation muss der Fallbearbeiter dann mindestens unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers führen. Dies kann bedeuten, dass Hinweisgeber und Fallbearbeiter in direkten Kontakt treten müssen. Besser wäre hier eine komplett anonyme Kommunikation mithilfe einer geeigneten Plattform. Gerade zu Beginn eines Whistleblowing-Falls fehlt dem Hinweisgeber häufig das Vertrauen, seine Identität, wenn auch nur gegenüber einer speziell beauftragten und vertrauenswürdigen Person, preiszugeben.
Sollte sich herausstellen, dass der Hinweis weiter verfolgt werden muss, ist fast immer eine Kommunikation zwischen Hinweisgeber und dem Fallbearbeiter notwendig. Auch hier ist es sinnvoll, eine anonyme Kommunikationsmöglichkeit anzubieten.
Sind alle notwendigen Fakten zusammengetragen, wird eine interne Untersuchung eingeleitet, die den Umfang der Abweichung und die möglichen Korrekturmaßnahmen als Ergebnis hat.
Anschließend werden die Korrekturmaßnahmen abgestimmt und eingeleitet, die den Verstoß bestmöglich korrigieren. Dazu können neben internen Maßnahmen auch die Einleitung von externen Ermittlungen oder die Einleitung von Strafverfolgungsmaßnahmen gehören. Zusätzlich sollten vorbeugende Maßnahmen festgelegt werden, die zukünftig gleiche oder ähnliche Fälle verhindern können.
Danach muss der Hinweisgeber über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen informiert werden. Die Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von maximal drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung erfolgen. Am einfachsten lässt sich der Whistleblowing-Prozess gemäß Hinweisgeberschutz-Gesetz mit einer geeigneten Software abbilden.
Sollten Sie noch keine passende Software in Ihrem Unternehmen im Einsatz haben, schauen Sie sich doch einmal die seit Jahren praxiserprobte und einfach einzuführende Softwarelösung D4Whistler an.
