Eine der Herausforderungen jedes Qualitätsverantwortlichen ist das möglichst effiziente Abarbeiten der immer wiederkehrenden Routineaufgaben innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems.

Das fängt bei der Verteilung von neuen Dokumenten an, geht über die Erfassung und Bewertung von qualitätsrelevanten Messdaten bis hin zur Schulung der Mitarbeiter in neuen oder geänderten Prozessen. Ein Großteil dieser Aufgaben lässt sich inzwischen mit einer geeigneten Softwarelösung und einem überschaubaren Aufwand automatisieren. Eine Qualitätsmanagement-Software vereinfacht auch die Dokumentation erheblich. Was vor einigen Jahren noch wie selbstverständlich auf Unmengen von Papier dokumentiert wurde, ist heutzutage bei vielen Unternehmen schon Inhalt einer papierlosen oder nahezu papierlosen Dokumentation.

Mit einer flexiblen Softwarelösung geht der Umstellungsprozess von der Papierdokumentation hin zu einer digitalen Verwaltung aller Qualitätsdokumente zügig. Sie eröffnet den Qualitätsmanagern zusätzlich viele neue Möglichkeiten, die eine Papierdokumentation nicht bieten kann.

Die Softwarelösung D4InfoNet hat sich in langjähriger Praxis bei vielen Unternehmen als die Lösung der Wahl herausgestellt. Die Software ist modular aufgebaut und jedes Modul kann ohne tiefgreifende EDV-Kenntnisse einfach an die Anforderungen des jeweiligen Qualitätsmanagementsystems angepasst werden.

Automatische Erledigung von Standardaufgaben

Dokumente können bei einem Audit nicht erst nach Blättern in unzähligen Ordnern vorgelegt werden, sondern werden einfach auf Knopfdruck auf dem Monitor angezeigt oder mit dem Beamer im Besprechungsraum an die Wand geworfen. Mit einem Tablet haben Sie die gesamte QM-Dokumentation genau dort parat, wo Sie sie benötigen.

Mit D4Handbooks können sie Dokumente nach Prüfung und Freigabe automatisch an eine vordefinierte Zielgruppe verteilen. Die Benachrichtigung der Mitarbeiter und die Schulung mit Überprüfung des Trainingserfolges werden automatisch durchgeführt. Ebenso läuft die Versionierung der Dokumente und die Archivierung von alten oder ungültigen Versionen automatisch im Hintergrund ab.

Die Verantwortlichen werden automatisch an wiederkehrende Aufgaben (z. B. Wartung, Kalibrierung oder spezielle Dokumentation bestimmter Arbeitsschritte) durch Arbeitslisten auf ihrer persönlichen Startseite erinnert, parallel erhalten sie zusätzlich eine E-Mail. Bei Terminüberschreitung können Prozesse automatisch (z. B. an das Qualitätsmanagement oder den Abteilungsleiter) eskaliert werden.