Datenpannen – Was ist zu tun und wie sind sie zu vermeiden?

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Eine Datenpanne liegt bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vor. Der Originaltext der DSGVO lautet folgendermaßen:

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Verantwortliche unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, diese der gemäß Artikel 55 zuständigen Aufsichtsbehörde, es sei denn, dass die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Erfolgt die Meldung an die Aufsichtsbehörde nicht binnen 72 Stunden, so ist ihr eine Begründung für die Verzögerung beizufügen.

Daraus lässt sich ableiten, dass jeder Verantwortliche eine Systematik der Risikobewertung etabliert haben sollte. Dies ist zwingend notwendig, da bei einer Datenpanne deren Risiko zu bewerten ist, um zu überprüfen, ob es sich um einen meldepflichtigen Vorfall handelt.

Beispiele für Datenpannen

  • Verlust von Hardware (z. B. mobile Endgeräte)
  • gezielte Angriffe von außen
  • versehentliche Weitergabe durch einen Mitarbeiter
  • unsachgemäße Verschrottung von Datenträgern
  • unrechtmäßige Übermittlung personenbezogener Daten

Was ist bei einer Datenpanne zu tun?

Grundsätzlich ist eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde erforderlich. Einzige Ausnahme: Die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Die Meldefrist ist mit 72 Stunden recht knapp bemessen.

Bei hohen Risiken für die Betroffenen ist zusätzlich zur Meldung an die Aufsichtsbehörde eine Meldung an die Betroffenen notwendig. Die Meldung hat einige obligatorische Elemente:

  1. Eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze.
  2. Der Name und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen.
  3. Eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.
  4. Eine Beschreibung der von dem Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn einem Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, meldet er diese unverzüglich dem Verantwortlichen und nicht direkt der Behörde. Die Meldung an die Behörde muss dann durch den Verantwortlichen erfolgen.

Wie schütze ich mich vor Datenpannen?

Auf der einen Seite durch gut strukturierte Prozesse, die transparent für alle Beteiligten sind. Auf der anderen Seite durch technische Schutzmaßnahmen, die auf der Höhe der Zeit sind und dem Stand der Technik entsprechen. Die wichtigsten Maßnahmen zur Vermeidung von Datenpannen sind die folgenden:

  • Gut strukturierte und dokumentierte Datenschutzprozesse in Form eines Datenschutzmanagement-Systems.
  • TOMs die dem Stand der Technik entsprechen und bei Bedarf regelmäßig angepasst werden.
  • Regelmäßige Prüfung von Unterauftragnehmern.
  • Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter.